Software bauen lassen oder fertiges Tool kaufen — was ist günstiger?

„Kaufen" heißt bei Software fast immer „mieten": Du abonnierst ein fertiges Tool für einen monatlichen Betrag. Das ist günstig, sofort verfügbar und für die meisten Fälle goldrichtig. Trotzdem lohnt sich der zweite Blick — denn die wahren Kosten stehen nicht im Preisschild.

Das fertige Tool: günstig, bis es das nicht mehr ist

Der Abopreis ist nur der sichtbare Teil. Dazu kommen Kosten, die kaum jemand vorher einrechnet:

Pro-Nutzer-Preise, die mit jedem neuen Mitarbeiter steigen — was bei drei Leuten billig war, ist bei fünfzehn ein Posten.
Die Lücke zwischen „kann das Tool" und „brauche ich": Für die fehlenden 10 % baust du Workarounds, exportierst nach Excel, tippst doppelt. Diese Zeit kostet jede Woche Geld.
Mehrere Tools nebeneinander, weil keins allein reicht — und die Handarbeit, sie zu verbinden.
Abhängigkeit: Preis verdoppelt, Funktion gestrichen, Anbieter verkauft — du hast keinen Einfluss darauf.

Die eigene Lösung: höher im Monat, aber zugeschnitten

Eine eigene Lösung kostet pro Monat in der Regel mehr als ein Standard-Abo. Dafür bekommst du etwas, das genau deinen Ablauf abbildet — keine Workarounds, keine Doppelarbeit, keine Funktionen, für die du zahlst und die du nie nutzt. Der Preis hängt nicht an der Zahl deiner Mitarbeiter, und die Lösung entwickelt sich an deinem Bedarf — nicht an der Roadmap eines großen Anbieters, der deinen Betrieb nicht kennt.

Die Rechnung, die wirklich zählt

Stell die Gesamtkosten über drei Jahre gegenüber, nicht nur die Monatspreise. Auf die eine Seite: Abo des fertigen Tools + die Zeit, die seine Lücken jede Woche kosten (Stunden × Stundenlohn × Wochen). Auf die andere: der Monatspreis der eigenen Lösung. Oft kippt die Rechnung früher zugunsten der eigenen Lösung, als man denkt — weil die verlorene Zeit nie aufhört, der Festpreis aber planbar bleibt.

Die ehrliche Faustregel: Solange ein fertiges Tool deinen Ablauf gut genug abbildet, kauf es. Sobald du anfängst, deinen Betrieb um die Schwächen des Tools herumzubauen, wird die eigene Lösung zur günstigeren Wahl.

Zwei ehrliche Punkte, damit die Rechnung vollständig ist. Erstens: Auch der Monatspreis einer gemieteten eigenen Lösung läuft weiter, Jahr für Jahr — über einen sehr langen Zeitraum kann eine einmalig gekaufte, dir gehörende Software unterm Strich günstiger sein, dafür trägst du dann selbst die Verantwortung für Betrieb und Wartung. Welches Bezahlmodell am Ende am wenigsten kostet, hängt also auch davon ab, wie lange du die Lösung nutzt (Festpreis, Stundensatz oder Abo im Vergleich). Zweitens: Von einem Anbieter bleibst du auch bei einer eigenen Lösung abhängig, genau wie beim fertigen Tool — der Unterschied liegt darin, ob seine Anreize zu deinen passen.

Du musst nicht wissen, was technisch geht

Diese Abwägung fühlt sich oft an, als müsstest du Software-Experte sein, um sie zu treffen. Bist du nicht — und musst du nicht. Du weißt, wo dein fertiges Tool dich ausbremst; das ist die Information, auf die es ankommt. Den Rest — was machbar ist und was es kostet — rechne ich dir ehrlich vor, bevor du dich festlegst.

Und keine Sorge vor dem großen Projektbudget: Bei mir zahlst du keinen Stundensatz, sondern einen festen Monatspreis und abonnierst das Ergebnis — erst, wenn es läuft. Wie das genau abläuft und was es kostet →